Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Kommunen behandler store mengder personopplysninger om sine innbyggere for å kunne utføre våre lovpålagte oppgaver og gi gode tjenester, samt for å kunne behandle henvendelser vi får. Reglene for behandlingen av personopplysninger finner du i personopplysningsloven og personvernforordningen.

Behandling av personopplysninger betyr at vi samler inn personopplysninger, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.
Du vil få informasjon dersom kommunen ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver eller oppfylle en avtale med deg.

Kommunedirektøren er behandlingsansvarlig i kommunen. Det vil si at han har det overordnede ansvaret for hvordan kommunen behandler personopplysninger.

 Kommunen har også utnevnt et personvernombud som skal påse at kommunens behandling av personopplysninger skjer i tråd med loven.

Når har vi lov til å behandle personopplysninger om deg?

For at kommunen skal kunne behandle personopplysninger trenger vi et rettslig grunnlag, det vil si en lovlig grunn. De ulike rettslige grunnlagene står i personvernforordningen artikkel 6.

Den vanligste årsaken til at kommunen behandler opplysninger om sine innbyggere er utøvelse av lovpålagte tjenester som blant annet barnehage og skole, helse- og sosialtjenester, samt tilskuddsordninger og byggesaker. I disse tilfellene følger behandlingens lovlighet av at kommunen er pålagt gjennom lov å tilby slike tjenester, og behandlingen av opplysningene er en forutsetning for å kunne gjøre dette.

Ett annet eksempel på rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger kan være at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som er inngått mellom deg og kommunen.

Dersom det ikke foreligger noe annet rettslig grunnlag, må kommunen ha samtykke fra deg for å kunne behandle personopplysninger. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å kontakte kommunen, og du trenger ikke begrunne dette.

Hvor henter vi personopplysningene fra?

Når du kontakter kommunen, innhenter vi de opplysningene som er nødvendig for å besvare henvendelsen din. Det vil si at vi kun behandler personopplysninger som det er saklig og nødvendig å bruke i den konkrete sammenhengen.

Mange av personopplysningene får vi direkte fra deg, for eksempel når vi ber deg fylle ut et søknadsskjema. Når vi tilbyr lovpålagte tjenester innhentes opplysningene også fra andre myndigheter for å kunne gi deg tjenesten. Dette kan være ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV, spesialisthelsetjenesten eller utlendingsmyndighetene.

Du har rett til å vite hvor vi henter personopplysningene fra. Den enkelte virksomhet skal opplyse deg om dette, for eksempel når du søker kommunen om en tjeneste.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kommunen behandler følgende personopplysninger:

  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
  • Opplysninger som er nødvendig for å identifisere deg, for eksempel fødsels- og personnummer, kjønn eller statsborgerskap.
  • Opplysninger om familieforhold, for eksempel navn på ektefelle, barn, foreldre eller sivilstatus.
  • Helseopplysninger som diagnose, medisiner og oppfølgingsplan.
  • Økonomiske opplysninger.
  • Opplysninger knyttet til de tjenestene du benytter i kommunen, for eksempel barnehage, skole, kulturskole og byggesak.

Det vil variere fra sak til sak hvilke personopplysninger vi behandler, dette avhenger av hva formålet med behandlingen er.

Har vi lov til å utlevere personopplysninger til andre?

Personopplysninger vil ikke bli gitt til andre virksomheter eller personer med mindre det foreligger et samtykke eller lovhjemmel. Unntak fra dette er ved rettslig kjennelse.

For eksempel vil kommunen utlevere opplysninger hvis vi har en rapporteringsplikt til statlige etater, eller hvis det er nødvendig for å kunne levere en tjeneste. Vi utleverer aldri flere opplysninger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet.

For eksterne virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av kommunen, ivaretar vi dine personverninteresser ved å inngå databehandleravtale med de eksterne virksomhetene. En databehandleravtale er en avtale mellom kommunen og en ekstern virksomhet, hvor den eksterne virksomheten forplikter seg til å behandle personopplysningene i tråd med personopplysningsloven og personvernforordningen.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene?

Personopplysningene vil bli slettet når vi ikke lenger har behov for dem. Noen ganger er vi derimot forpliktet til å ta vare på opplysningene, for eksempel når de skal lagres etter arkivloven.

I hvilke tilfeller innhenter vi sæskilt samtykke fra deg?

Søknader via elektronisk skjema

Når du benytter kommunens elektroniske søknadsskjema, må du godkjenne samtykkeerklæring. Dersom du ikke samtykker, vil du ikke kunne benytte disse skjemaene. Du må da kontakte kommunens servicekontor.

Bilder. 

Vi bruker bilder som illustrasjon på kommunens hjemmeside, samt i plandokumenter, årsmeldinger etc.  Når disse forestiller personer, innhentes samtykke, og for bilder av barn innhentes samtykke fra foresatte, med mindre det er innhentet generelt samtykke ved innmelding eller påmelding til den aktuelle kommunale virksomheten eller aktiviteten.

Spørsmål om samtykke til fotografering og bruk av bilder skal alltid formuleres på en slik måte at det er full anledning til å si nei.

Hvordan kontakte kommunen på en trygg måte?

Personsensitive opplysninger skal ikke sendes med e-post, og heller ikke via skjemaet Kontakt oss eller chat-funksjonen på hjemmesiden.  Vi oppfordrer deg i stedet til å bruke eDialog for sikker innsending av konfidensielle opplysninger.  For informasjon om eDialog: Se selvbetjening i toppmenyen på kommunens hjemmeside.

Henvendelser via kommunens facebook blir ikke journalført. Vi svarer på direkte spørsmål som stilles der, men vi saksbehandler ikke via sosiale medier. 

Hvordan ivaretas personvernet når man henvender seg på telefon og e-post?

Sørfold kommune bruker e-post og telefon som en del av vårt daglige arbeid, og det kan forekomme at vi bruker telefon eller e-post i forbindelse med saksbehandling.  Vi har rutiner for dette, og hvis en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, kan det blir skrevet et notat etter samtalen som journalføres.

Overvåkes kommunale bygninger?

Kommunen benytter utendørs videoovervåking av enkelte kommunale bygg og eiendommer. Hensikten med dette er å sikre mot innbrudd, hærverk og brann.

Hvilke rettigheter har du ved behandling av personopplysninger om deg?

De neste punktene handler om dette:

Det er du som eier personopplysningene dine, og kommunen behandler disse bare når vi har lovlig grunn. Du har rettigheter i forbindelse med behandlingen, samt mulighet til å klage.

Dersom du ønsker å rette en henvendelse til oss vedrørende behandling av personopplysningene dine, skal kommunen besvare henvendelsen senest innen 30 dager.

Vi bruker informasjonskapsler, hva er det?

Informasjonskapsler (cookies på engelsk) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Informasjonskapsler blir brukt til pålogging, språkstyring og for statistikk som brukes til forbedring av nettsidene.

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller benytte tjenester på våre nettsider, samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser - i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av cookies, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren.

Rett til innsyn i dine personopplysninger

Du har rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger kommunen behandler om deg. Dette gjelder både i elektroniske og manuelle registre. I tillegg til å få innsyn i selve opplysningene, kan du også kreve at vi opplyser om:

  • Formålet med at vi behandler personopplysningene
  • Hvilke kategorier av personopplysninger vi behandler
  • Hvem vi eventuelt deler opplysningene med utenfor kommunen, for eksempel Skatteetaten eller NAV
  • Opplysningene blir overført til et land utenfor EU/EØS eller internasjonale organisasjoner
  • Hvor lenge opplysningene blir lagret
  • Hvor vi har fått opplysningene fra

Rett til å få korrigert feilaktige personopplysninger

Dersom du mener at kommunen har registrert personopplysninger om deg som ikke stemmer, kan du kreve at vi retter dette. I noen tilfeller vil vi kreve dokumentasjon på dette.

Hvis kommunen selv oppdager at vi har feilregistrert opplysninger om deg, skal vi på eget initiativ rette dette.

Rett til å få slettet personopplysninger

I noen tilfeller kan du kreve at kommunen sletter personopplysninger vi behandler om deg. Det gjelder hvis:

  • Formålet med innhenting av opplysninger er oppfylt, og vi ikke er pålagt å lagre dem.
  • Dersom vi behandler opplysningene på grunnlag av ditt samtykke, du trekker samtykket tilbake, og vi ikke har noen annen lovlig grunn til å beholde dem.
  • Personopplysningene er behandlet ulovlig.
  • Vi er lovpålagt å slette opplysningene.
  • Du protesterer mot automatisert behandling og vi ikke har pålagte, tungtveiende grunner for å fortsette behandlingen, og disse går foran dine rettigheter. Det samme gjelder dersom vi må beholde opplysningene for å avklare om kommunen har et rettskrav mot deg.

Rett til å kreve begrensning av behandlingen

I noen tilfeller kan du kreve at kommunen begrenser personopplysningene vi behandler om deg. Dette betyr at kommunen ikke sletter opplysningene, men tar vare på dem uten å bruke dem videre. Dette gjelder hvis:

  • Kommunen behandler opplysningene dine ulovlig.
  • Du mener at opplysningene om deg ikke er riktige, kan du kreve at kommunen begrenser behandlingen mens vi kontrollerer dette. I noen tilfeller må vi likevel fortsette å behandle opplysningene mens vi kontrollerer dem, for å kunne gi deg de tjenestene du har krav på.
  • Kommunen ikke lenger har et rettslig grunnlag for å beholde opplysningene, og du mener at du kan ha et rettskrav mot kommunen. Et rettskrav kan for eksempel være at du vurderer å kreve erstatning eller vil klage kommunen inn for en tilsynsmyndighet.

Rett til å klage på behandlingen av personopplysninger

Dersom du mener at kommunen behandler personopplysningene dine ulovlig, bør du først ta kontakt med kommunens personvernombud for informasjon og bistand.

Skulle du oppleve at informasjonen og bistanden du får fra personvernombudet ikke er tilstrekkelig, kan du klage til Datatilsynet ved å sende en skriftlig henvendelse til:

Hva er et personvernombud og hvem har denne rollen i Sørfold kommune?

Personvernombudet skal kontrollere at kommunen ikke bryter personopplysningsloven og personvernforordningen, samt at dine rettigheter blir ivaretatt.

Ombudet er også en kontaktperson for deg som innbygger, hvis du lurer på noe i forhold til dine personopplysinger i Sørfold kommune.

Personvernombud i Sørfold kommune er Knut Rudi. Han kan kontaktes på telefon
909 82 972  eller e-post knut.rudi@sorfold.kommune.no